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Tribunal Superior Eleitoral

Secretaria de Gestão da Informação

Coordenadoria de Jurisprudência

Seção de Legislação

PORTARIA Nº 370, DE 23 DE ABRIL DE 2018.

O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL, no uso de suas atribuições,

CONSIDERANDO a oportunidade de disseminar boas práticas de gestão da qualidade na Justiça Eleitoral voltadas à promoção do uso eficiente dos recursos públicos, ao atendimento às necessidades do cidadão e ao aumento da confiabilidade do processo eleitoral;

CONSIDERANDO a necessidade de atualizar o Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral, RESOLVE:

Art. 1º Fica instituído o Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral (PQJE), destinado a promover e avaliar Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQ) implantados em tribunais eleitorais, de acordo com os requisitos estabelecidos no Documento SEI TSE nº 0714505, constante do Procedimento SEI nº 2017.00.000010541-2.

§ 1º A aderência ao PQJE dar-se-á de forma facultativa e será estabelecida a partir da certificação concedida em consonância com as regras determinadas nesta portaria.

§ 2º O Programa de Qualidade da Justiça Eleitoral será publicada no sítio do Tribunal Superior Eleitoral (TSE) na intranet.

Art. 2º Fica instituído o Comitê do PQJE responsável pela certificação do Programa, composto pelos seguintes membros, sob a coordenação do primeiro:

I Diretor-Geral da Secretaria do TSE;

II Titular da Assessoria de Gestão Estratégica do TSE;

III Coordenador do PQJE do TSE.

Art. 3° Poderá atuar como auditor do PQJE qualquer servidor da Justiça Eleitoral credenciado para esse fim.

§1º Os auditores responsáveis pela pré-auditoria, auditoria de conformidade e auditoria de manutenção não poderão ser servidores do tribunal eleitoral auditado, haja vista a imparcialidade e a objetividade da auditoria.

§2º O número de auditores escalados para a equipe de auditoria será de no mínimo 2 (dois).

Art. 4º As solicitações de certificação encaminhadas ao Comitê do PQJE deverão ser formalizadas, observando-se:

I o escopo da certificação pretendida;

II — o nome e o contato do responsável pelo processo de certificação;

III a quantidade de pessoas envolvidas no escopo;

IV as unidades organizacionais envolvidas no escopo;

VI interesse pela pré-auditoria;

VII sugestão de datas.

Art. 5º Após o recebimento da solicitação, o Comitê do PQJE comunicará ao solicitante, em até 15 dias, a possibilidade de realização da auditoria de certificação e o seu cronograma, bem como a quantidade de auditores necessários.

§1º Aceita a proposta, o Comitê do PQJE providenciará todos os trâmites necessários para a realização das auditorias e eventual emissão de certificado.

§2º Correrão por conta do solicitante da certificação os custos com diárias e passagens dos auditores.

Art. 6° Caberá ao solicitante prover a realização das auditorias com:

I a documentação do SGQ;

II o acesso a todas as áreas e pessoas a serem auditadas;

III os registros que evidenciem as atividades previstas para o escopo a ser certificado;

IV local reservado para a equipe de auditoria.

§1º A documentação do SGQ deverá ser enviada ao Comitê do PQJE com antecedência mínima de 20 dias da data de realização da auditoria.

§2º Caso o auditado seja o TSE, a Assessoria de Gestão Estratégica (AGE) encaminhará a documentação do SGQ aos auditores, com antecedência mínima de 20 dias da data de realização da auditoria.

Art. 7° A documentação do SGQ do auditado passará por análise crítica para que seja estabelecida uma visão geral de sua abrangência, detectando-se possíveis lacunas e obtendo-se informações para preparar as atividades da auditoria e os documentos de trabalho aplicáveis.

§1º Convém que a documentação inclua, quando aplicável, registros e documentos do SGQ, bem como relatórios de auditorias anteriores e relatórios das análises críticas pela direção.

Art. 8° A avaliação da conformidade do SGQ compreenderá as seguintes etapas:

I pré-auditoria, quando solicitado;

II — a uditoria de conformidade (certificação e recertificação);

III auditorias de manutenção.

Art. 9º A pré-auditoria é opcional e feita a pedido do tribunal eleitoral solicitante e visa à preparação para a auditoria de certificação; consiste numa avaliação preliminar do SGQ, que ajuda o tribunal a se familiarizar com a abordagem de auditoria; além de verificar se há condição para as próximas etapas.

§1º O plano de pré-auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do solicitante.

§2º No fim dessa etapa, serão apontadas, no relatório de auditoria, as observações, as não conformidades e a descrição geral do sistema.

§3º Caso seja apontado no relatório de auditoria que o sistema implantado não está apto a receber a auditoria de conformidade na data estipulada, o Comitê do PQJE, mediante concordância do solicitante, agendará nova data da auditoria de conformidade.

Art. 10 A auditoria de conformidade, que ocorrerá nas dependências do auditado e em suas unidades de trabalho definidas no escopo da certificação, tem por objetivo avaliar a implementação e a eficácia do SGQ.

§1º O plano de auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do auditado.

§2º A equipe auditora deverá ter acesso às dependências, à documentação, ao pessoal e a registros pertinentes, bem como ter um local reservado para o trabalho da equipe.

§3º Ao fim da auditoria de conformidade, serão apontadas, no relatório de auditoria, as observações, a descrição geral do sistema, as conformidades e não conformidades e a recomendação, ou não, para certificação do sistema.

Art. 11 A recomendação para certificação estará sujeita à condição do SGQ verificada durante a auditoria de conformidade.

§1º Não sendo constatadas não conformidades, o auditor encaminhará o relatório da auditoria ao Comitê do PQJE para análise e emissão de parecer, no prazo máximo de 30 dias.

§2º Caso o sistema não esteja em conformidade com os requisitos do PQJE, o solicitante deverá tratar as não conformidades identificadas em auditoria, demonstrando ao auditor as ações corretivas executadas, no prazo máximo de 90 dias.

§3º Após aprovação pelo auditor do tratamento dado às não conformidades detectadas, este recomendará a certificação e o processo será encaminhado ao Comitê do PQJE, para análise e emissão de parecer.

Art. 12 Realizada a auditoria de conformidade, apresentadas evidências adequadas do tratamento de possíveis não conformidades, o tribunal eleitoral tem seu processo analisado pelo Comitê do PQJE, o qual emitirá parecer conclusivo sobre a certificação ou não certificação do escopo no prazo máximo de 30 dias, contados a partir da realização da auditoria com vistas à certificação.

Parágrafo único. Esse prazo será interrompido enquanto estiver em análise pelo Comitê do PQJE eventual recurso apresentado conforme disposto no §1º do art. 19 desta portaria.

Art. 13 Deferido o processo de certificação pelo Comitê do PQJE, o certificado será emitido e terá validade de 36 meses a partir da data da recomendação da certificação por parte do auditor quando da auditoria de conformidade.

Parágrafo único. Caso o processo de certificação seja indeferido pelo Comitê do PQJE, mediante a devida justificativa, o tribunal eleitoral interessado poderá solicitar certificação, conforme art. 4º desta portaria, a qualquer momento.

Art. 14 Durante o período de validade do certificado, serão realizadas auditorias de manutenção, tendo por objetivo verificar a conservação da conformidade do SGQ.

§1º O plano de auditoria será preparado pela equipe auditora e submetido à aprovação do solicitante.

§2º No fim dessa etapa, serão apontadas, no relatório de auditoria, as observações, a descrição geral do sistema, as conformidades e não conformidades e a informação a respeito do SGQ, indicando se ele está mantido conforme os requisitos do PQJE .

§3º Se o sistema não estiver sendo mantido em conformidade com os requisitos do PQJE, o auditor solicitará uma auditoria de acompanhamento, a ser realizada no prazo máximo de 90 dias, para evidenciar a melhoria do sistema.

Art. 15 As auditorias de manutenção deverão ocorrer no prazo máximo de 12 meses, a contar da data da última auditoria realizada no escopo.

§1º Não se submetendo à auditoria de manutenção no prazo máximo previsto, o Comitê do PQJE poderá cancelar o certificado do tribunal eleitoral, exceto em caso de justificativa devidamente fundamentada.

§2º Caso o escopo certificado esteja impossibilitado de receber auditorias em períodos próximos às eleições, o solicitante deverá diligenciar pela antecipação de tais auditorias.

Art. 16 Findo o prazo de validade mencionado no art. 13, o tribunal eleitoral certificado poderá solicitar a renovação de sua certificação.

§1º O interesse na renovação da certificação deverá ser comunicado ao Comitê do PQJE até seis meses antes da data de término da validade do certificado vigente.

§2º Para renovação da certificação, deverá ser agendada uma auditoria nos moldes daquela citada no art. 10 em data anterior ao término de validade do certificado vigente.

§3º A recomendação para renovação da certificação obedecerá ao estabelecido no art. 11 e às demais exigências pertinentes deste regulamento.

Art. 17 Todas as auditorias previstas nesta portaria serão conduzidas de acordo com as recomendações da Norma NBR ISO 19011 e terão as seguintes etapas:

I reunião de abertura;

II condução da auditoria (verificação de registros, entrevistas, observações, leitura de documentos, verificação de serviços em execução);

III elaboração de relatórios;

IV reunião de encerramento.

§1º Os relatórios poderão ser elaborados e entregues posteriormente à data da auditoria.

§2º As auditorias do PQJE poderão ser encerradas a qualquer tempo, seja por iniciativa da equipe auditora, seja por iniciativa do auditado, quando identificada qualquer situação que inviabilize a continuidade dos trabalhos.

§3º Os motivos para o encerramento deverão ser registrados no respectivo relatório de auditoria e a eventual retomada dos trabalhos deverá ser acordada entre o auditado e o Comitê do PQJE.

Art. 18 Cabe ao Comitê do PQJE a competência para analisar e emitir parecer sobre eventual recurso decorrente da discordância, por parte do auditado, de resultado apontado em relatório de auditoria.

§1º Caberá ao auditado apresentar recurso, a partir de ofício endereçado ao presidente do Comitê, contra o resultado apontado em relatório de auditoria, expondo as devidas justificativas baseadas nos requisitos estabelecidos para o PQJE.

§2º O auditado poderá recorrer do resultado da auditoria no prazo máximo de 15 dias, contados a partir da data de recebimento do relatório.

§3° O Comitê do PQJE deverá analisar e emitir parecer sobre o recurso apresentado no prazo máximo de 15 dias, contados a partir do recebimento do respectivo ofício.

Art. 19 O tribunal eleitoral certificado deverá comunicar imediatamente o Comitê do PQJE sempre que houver alterações de sua estrutura organizacional, encerramento de suas atividades e outras ocorrências que influenciem o escopo certificado.

Parágrafo único. Após avaliar a extensão das modificações introduzidas pelo tribunal eleitoral, o Comitê do PQJE verificará a necessidade de realização de uma auditoria de manutenção suplementar no SGQ.

Art. 20 Caso o tribunal eleitoral queira aumentar o escopo certificado, haverá uma nova certificação nos moldes dos art. 10 e art. 11 e deverá obedecer às demais exigências pertinentes deste regulamento.

Art. 21 Na hipótese de revisão dos requisitos do PQJE, o Comitê do Programa estipulará prazo adequado para que os tribunais eleitorais certificados se adéquem às novas condições.

Art. 22 Na hipótese de alterações nas regras do processo de manutenção da certificação, o Comitê do PQJE notificará por escrito os tribunais eleitorais certificados determinando as providências a serem adotadas e o prazo para adequação às alterações.

Parágrafo único. O tribunal eleitoral terá o prazo de 30 dias após a notificação para se manifestar.

Art. 23 O tribunal eleitoral terá seu certificado cancelado caso não cumpra as regras estabelecidas nesta Portaria e na hipótese da não manutenção da conformidade com os requisitos estabelecidos para o PQJE.

Art. 24 Fica revogada a Portaria-TSE nº 584, de 23 de novembro de 2011.

Art. 25 Os tribunais eleitorais certificados no PQJE pela Portaria-TSE nº 584, de 2011, deverão passar por recertificação no prazo de 12 meses, contados a partir da publicação desta portaria.

Art. 26 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RODRIGO CURADO FLEURY

DIRETOR-GERAL

Este texto não substitui o publicado no DJE-TSE, nº 84, de 27.4.2018, p. 116-120.