E.1.1 Comitê executivo
O Comitê Executivo (COMEX) é uma instância deliberativa interdisciplinar com a missão de sanar eventuais questões críticas que possam impactar o sucesso dos projetos e programas. Cabe ao Comitê Executivo a decisão de escalar tais questões à Diretoria Geral, estabelecendo critérios de priorização e definindo alternativas de solução ou encaminhamento.
Integram o Comitê o diretor-geral, os secretários e assessores com o intuito de deliberar sobre questões organizacionais que impactem várias unidades, a fim de promover alinhamento e dar solução definitiva para riscos e problemas.
Ao Comitê Executivo compete deliberar sobre:
- documentos de iniciação, planejamento e encerramento dos projetos;
- riscos, problemas e solicitações de mudança apresentados pelo Escritório Corporativo de Projetos - ECP, Escritório de Processos Organizacionais - EPO e Escritório de Gestão da Qualidade - EGQ nos Relatórios de Desempenho Consolidados de ações, projetos e processos;
- planos de Ação em resposta aos riscos, problemas e solicitações de mudança de ações, projetos e processos apresentados pelos ECP, EPO e EGQ;
E ainda:
- sugerir ações e a realização de estudos à Assessoria de Gestão Estratégica - AGE;
- consignar em ata as deliberações.
Recomenda-se que, após concluída, a ata da reunião seja assinada pelos participantes.
E.1.2 Comitê Gestor de Tecnologia da Informação
O Comitê Gestor de Tecnologia da Informação - CGTI tem por finalidade:
I – deliberar sobre políticas e diretrizes de tecnologia da informação alinhadas ao planejamento estratégico do Tribunal;
II – orientar o desenvolvimento e aprovar o planejamento estratégico de tecnologia da informação do Tribunal;
III – orientar o desenvolvimento e aprovar o planejamento diretor de tecnologia da informação do Tribunal;
IV – estabelecer o plano de investimentos em tecnologia da informação;
V – estabelecer o plano de aquisição de bens e contratação de serviços de tecnologia da informação;
VI – recomendar à Secretaria do Tribunal a priorização de projetos e atividades de tecnologia da informação aprovados pelo Comitê;
VII – acompanhar e monitorar a execução de projetos de tecnologia da informação.
Em especial, o CGTI deve auxiliar a instituição na observância da Resolução CNJ nº 90, de 29 de setembro de 2009, que dispõe sobre os requisitos mínimos de alinhamento da Tecnologia da Informação no âmbito do Poder Judiciário.
E.2.1 Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio
Gerenciar projetos adequadamente permite fazer planejamentos para diminuir as incertezas e os riscos do projeto, monitorar e controlar o andamento para assegurar sua conclusão no prazo e orçamento estipulados, conforme as especificações, atendendo às necessidades e expectativas das partes interessadas ou superando-as.
A Metodologia de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio (MG3P) é um guia para orientar a condução dos projetos dentro do Tribunal Superior Eleitoral, possibilitando:
a) padronização de procedimentos e práticas;
b) estabelecimento de linguagem comum;
c) diminuição de custos e aumento de produtividade;
d) redução de riscos operacionais;
e) melhor distribuição de informações sobre o projeto; e
f) compartilhamento de lições aprendidas sobre projetos anteriores.
Essa metodologia é direcionada a projetos corporativos – projetos que, por serem críticos e de alto impacto para a instituição, necessitam de atenção da alta gestão –, mas é recomendada também para projetos setoriais, podendo aproveitar as atividades internas das secretarias, destacadas nos fluxos.
E.3.1 Vinculação do Controle Interno e Auditoria à Presidência
O relatório do controle dos atos de gestão deve ser prestado aos ministros do Tribunal. Dessa forma, o Sistema Gerencial de Controle Interno e a Auditoria Interna devem estar diretamente vinculados à Presidência. Deve-se evitar subordinar a auditoria interna à gestão do Tribunal (diretoria-geral, secretaria) para garantir integralmente a segregação entre a execução e o controle.
O Acórdão TCU nº 1.074/2008 recomendou ao Tribunal Superior Eleitoral e a outros órgãos que: “reposicionem hierarquicamente seu órgão/unidade de controle interno para que este lhe seja diretamente subordinado”.
Espera-se que a nova estrutura organizacional do Tribunal irá contemplar este aspecto.
E.3.2 Fiscalização de contratos
A análise das rotinas administrativas adotadas em razão da gestão dos contratos celebrados pelo Tribunal Superior Eleitoral deve ser objeto de controle pelo Tribunal. Isso possibilita a disseminação de uma cultura de boa gestão administrativa.
E.3.3 Núcleo de Gestão de Risco
O controle interno do órgão deve promover os mecanismos de gerenciamento de riscos do Tribunal, proporcionando monitoramento e avaliação constantes.
E.4.1 Comissão de segurança da informação no Tribunal
A Segurança da Informação é a estrutura que garante a implementação, a manutenção, o monitoramento e a melhoria dos controles dos ativos informacionais no órgão, permeando todos os níveis gerenciais, com ampla divulgação de suas políticas e avaliação do seu gerenciamento.
