PORTARIA Nº 309, DE 28 DE JUNHO DE 2005.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL, no uso de suas atribuições,

CONSIDERANDO as disposições da Instrução Normativa nº 47, de 27 de outubro de 2004, na qual o Tribunal de Contas da União - TCU estabeleceu normas de organização e apresentação de tomadas e prestações de contas, obrigando o seu cumprimento, sob pena de responsabilidade;

CONSIDERANDO que todo Ordenador de Despesas está sujeito à Tomada de Contas, realizada pelo órgão de contabilidade e verificada pela auditoria interna, antes de ser encaminhada ao Tribunal de Contas da União;

CONSIDERANDO que as atividades desenvolvidas pelos Órgãos de Controle Interno dos Tribunais Regionais Eleitorais estão sujeitas à orientação normativa, supervisão técnica e fiscalização específica do Órgão Central, integrante da estrutura da Secretaria do TSE, sem prejuízo da subordinação hierárquica aos dirigentes dos Tribunais Eleitorais (Lei nº 8.868/94);

CONSIDERANDO os princípios da racionalidade administrativa e da economicidade, que devem ser observados na organização de toda atividade dos órgãos públicos, nos termos do art. 14 do Decreto-lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967; resolve:

Estabelecer normas para elaboração, exame, pronunciamento e encaminhamento dos processos de Tomada de Contas Anual dos gestores de recursos públicos, no âmbito da Justiça Eleitoral.

TÍTULO I

CAPÍTULO I

CONCEITOS

Art. 1º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I - agente responsável - toda pessoa que utilize, arrecade, guarde, gerencie, administre ou responda por dinheiros, bens e valores públicos da União ou que em seu nome assuma obrigação de natureza pecuniária, bem como o gestor de quaisquer recursos repassados pela União, mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres, a Estado, ao Distrito Federal, a Município, a entidades públicas e a organizações particulares;

II - tomada de contas anual - processo de contas relativo à gestão dos responsáveis do Tribunal Eleitoral, referente aos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial e à guarda de bens e valores públicos, contendo documentos e informações, obtidos direta ou indiretamente, que permitam avaliar a conformidade e o desempenho da gestão;

III - ordenador de despesas - autoridade a quem o Regimento Interno do Tribunal, ou de sua Secretaria, atribui competência para praticar atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

IV - encarregado do setor financeiro - autoridade regimentalmente incumbida de assinar, juntamente com o ordenador de despesas, os atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

V - encarregado do almoxarifado - autoridade regimentalmente encarregada pelo recebimento, entrega e guarda dos materiais no almoxarifado da Unidade Gestora;

VI - unidade gestora - unidade organizacional em nome da qual são praticados e registrados os atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial, e cujo dirigente está sujeito à Tomada de Contas Anual;

VII - dirigente da unidade administrativa - Presidente do Tribunal, Diretor-Geral ou Secretário de Administração;

VIII - exame do desempenho - análise da eficácia, eficiência e efetividade da gestão em relação a padrões administrativos e gerenciais, expressos em metas e resultados negociados com a administração superior ou definidos nas leis orçamentárias, e da capacidade dos controles internos de minimizar riscos e evitar falhas e irregularidades.

Art. 2º Os órgãos de controle interno utilizarão sistema de informações para validação dos dados atualizados relativos às unidades gestoras e rol de responsáveis.

§ 1º A atualização do sistema indicado no caput deste artigo ficará a cargo de cada unidade gestora, sendo que aquelas que não estiverem interligadas informarão os dados necessários à compreensão das alterações promovidas ao respectivo órgão de controle interno, no prazo máximo de dez dias, a contar da publicação oficial.

§ 2º Os órgãos de controle interno da Justiça Eleitoral deverão informar ao Tribunal de Contas da União, no prazo de trinta dias a contar da publicação dos respectivos atos legais e regimentais, dados necessários para se conhecer a extensão e a amplitude das alterações promovidas pelos gestores na estrutura e funcionamento das unidades jurisdicionadas, em especial, as que afetem os procedimentos de administração orçamentária, financeira e patrimonial.

CAPÍTULO II

ROL DE RESPONSÁVEIS

Art. 3º Serão arrolados nos processos de contas os titulares e seus substitutos que desempenharem, durante a gestão de que trata as contas, as seguintes naturezas de responsabilidade:

I - dirigente de unidade administrativa ou gerente responsável pela gestão de programa governamental definido no Plano Plurianual ou na Lei Orçamentária Anual;

II - responsável pela definição de critérios de distribuição, pela aprovação de plano de trabalho e pela aprovação das prestações de contas de recursos concedidos mediante convênio, acordo, ajuste, termo de parceria ou outro instrumento de execução indireta ou descentralizada;

III - dirigente de unidade administrativa ou gerente responsável pela gestão patrimonial;

IV - ordenador de despesas;

V - encarregado da gestão orçamentária e financeira ou outro co-responsável por atos de gestão; e

VI - encarregado de almoxarifado ou de material em estoque.

§ 1º Constarão do Rol de Responsáveis os seguintes dados:

I - nome, completo e por extenso, e número do Cadastro de Pessoa Física do Ministério da Fazenda (CPF/MF);

II - identificação das naturezas de responsabilidade, conforme descrito no artigo anterior, e dos cargos ou funções exercidos;

III - indicação dos períodos de gestão, por cargo ou função;

IV - identificação dos atos de nomeação, designação ou exoneração, incluindo a data de publicação no Diário Oficial da União;

V - endereço residencial completo, e;

VI - endereço eletrônico se houver.

§ 2º Quando os atos de gestão forem praticados por delegação de competência, constarão do Rol de Responsáveis as autoridades delegante e delegada.

§ 3º Os agentes responsáveis, titulares e substitutos, constarão do Rol de Responsáveis pelo período de efetiva gestão.

TÍTULO II

CAPÍTULO I

TOMADA DE CONTAS ANUAL

Art. 4º Estão sujeitos à Tomada de Contas Anual os que figurem no Rol de Responsáveis, sendo o processo elaborado de conformidade com as disposições contidas nesta Portaria.

Art. 5º Deverão ser remetidos aos respectivos Órgãos de Controle Interno, até noventa dias contados da data do encerramento do correspondente exercício financeiro, os processos de Tomada de Contas Anual, com vistas à realização tempestiva dos exames de auditoria e emissão dos laudos e pareceres correspondentes, bem como do pronunciamento da autoridade máxima do Tribunal Eleitoral.

Parágrafo único. A manifestação acerca da observância, pelos partidos políticos, das normas legais e regulamentares na aplicação dos recursos do Fundo Partidário deverá ser encaminhada aos respectivos Órgãos de Controle Interno, até cento e sessenta dias contados da data do encerramento do correspondente exercício financeiro.

Art. 6º O processo de Tomada de Contas Anual deverá ser apresentado ao Tribunal de Contas da União no prazo máximo de 210 (duzentos e dez) dias, contados da data do encerramento do exercício financeiro a que se referir.

Parágrafo único. O prazo indicado no caput deste artigo somente poderá ser prorrogado, em caráter excepcional, mediante solicitação fundamentada, formulada pelo Presidente do Tribunal Superior Eleitoral ao Presidente do Tribunal de Contas da União.

Art. 7º A inobservância do prazo aludido no art. 6º ou do prazo adicional concedido pelo TCU, no caso de prorrogação, configurará omissão no cumprimento do dever de prestar contas, sujeitando os responsáveis à instauração de Tomada de Contas Especial.

Art. 8º A Tomada de Contas Anual somente será entregue ao TCU se contiver todas as peças estabelecidas por esta Portaria.

Art. 9º O processo de Tomada de Contas Anual, contendo as informações dos anexos I a X desta Portaria, será composto das peças a seguir:

I - rol dos responsáveis, nos termos do art. 3º desta Portaria;

II - relatório de gestão, emitido pelos responsáveis;

III - declaração expressa da unidade de pessoal de que os responsáveis a que se refere o inciso I estão em dia com a exigência de apresentação das declarações de bens e rendas de que trata a Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993;

IV - relatório de auditoria emitido pelo órgão de controle interno do Tribunal Eleitoral;

V - certificado de auditoria emitido pelo órgão de controle interno do Tribunal Eleitoral, nas modalidades pleno, restritivo ou de irregularidade, conforme se trate de aprovação, ressalva ou rejeição das contas;

VI - demonstrativos contábeis encaminhados na forma de extratos, cujos conteúdos serão definidos pelo Tribunal de Contas da União mediante Decisão Normativa específica;

VII - parecer conclusivo do dirigente do órgão de controle interno do Tribunal Eleitoral que examinou as contas, à luz das situações de normalidade, impropriedade ou irregularidade detectadas nos exames de auditoria;

VIII - pronunciamento expresso do Presidente do Tribunal Eleitoral sobre as contas e o parecer do órgão de controle interno, atestando ter conhecimento das conclusões nele contidas.

§ 1º Se o ordenador de despesas for o próprio Presidente do Tribunal Eleitoral, cabe ao Plenário da respectiva Corte exarar o pronunciamento de que trata o inciso VIII.

§ 2º Os laudos mencionados nos incisos IV e V deste artigo serão emitidos por servidores designados pelos próprios Tribunais Eleitorais, salvo caracterização de incompatibilidade de atribuições cumuladas pelos referidos servidores.

§ 3º As peças contábeis referidas no inciso VI deste artigo deverão ser assinadas por profissional legalmente habilitado, mencionando sua categoria funcional e profissional e o número de registro no Conselho Regional de Contabilidade.

§ 4º A Tomada de Contas Anual conterá, exclusivamente, os documentos indispensáveis à sua apresentação, vedada a inclusão de extratos, gráficos, relatórios, diagramas ou outras informações não previstas nas disposições contidas nesta Portaria.

§ 5º Os processos de contas deverão incluir todos os recursos, orçamentários e extra-orçamentários, utilizados, arrecadados, guardados ou geridos pela unidade jurisdicionada ou pelos quais ela responda, inclusive aqueles oriundos de fundos de natureza contábil, recebidos de entes da administração pública federal ou descentralizados para execução indireta.

CAPÍTULO II

TOMADA DE CONTAS ANUAL SIMPLIFICADA

Art. 10 A unidade da Justiça Eleitoral que gerir, no exercício, volume de recursos inferior ao limite estabelecido pelo Tribunal de Contas da União organizará os processos de contas na forma simplificada.

§ 1º Não se aplica o disposto neste artigo às unidades alcançadas por uma das seguintes hipóteses:

I - cujos processos de contas contenham parecer do órgão de controle interno pela irregularidade;

II - cujos processos de contas do exercício anterior tenham responsáveis com contas julgadas irregulares ou que, caso ainda não julgadas, tenham recebido parecer do órgão de controle interno pela irregularidade;

III - envolvam recursos destinados a custear o pagamento de despesas de natureza sigilosa;

IV - tenham determinações expedidas pelo Tribunal de Contas da União não cumpridas pelos gestores ou pela unidade jurisdicionada, no exercício em referência;

V - tenham sido objeto de específica deliberação em contrário do Tribunal de Contas da União.

§ 2º Para os efeitos desta Portaria consideram-se recursos geridos o valor total da despesa executada ou realizada, constante do Balanço Financeiro do final do exercício.

CAPÍTULO III

PROCESSO DE CONTAS CONSOLIDADO

Art. 11 Os processos de tomada de contas anual poderão ser apresentados de forma consolidada, incluindo, neste caso, o conteúdo pertinente às unidades indicadas pelo Tribunal de Contas da União.

§ 1º O conteúdo dos processos consolidados constitui elemento necessário à avaliação sistêmica da gestão das unidades envolvidas e das relações de subordinação, coordenação e supervisão entre as unidades gestoras e a unidade central, responsável pela definição dos objetivos, metas e formas de atuação das primeiras.

§ 2º Para que o processo de contas possa ser apresentado na forma consolidada, deverá haver manifestação do órgão de controle interno competente pela regularidade ou pela irregularidade com ressalvas das contas dos responsáveis das unidades gestoras que integram o processo consolidado.

§ 3º O órgão de controle interno competente deve fazer constar do processo de contas consolidado os esclarecimentos individualmente oferecidos pelos responsáveis quanto às ressalvas apontadas, bem como se posicionar acerca da regularidade das suas contas.

§ 4º As contas de unidade gestora constante do processo de contas consolidado deverão ter seu processo apresentado e autuado separadamente, caso haja manifestação do Controle Interno pela irregularidade das contas de qualquer de seus responsáveis.

§ 5º A Secretaria de Controle Interno do Tribunal Superior Eleitoral submeterá à apreciação do Tribunal de Contas da União, até 31 de agosto de cada ano, proposta detalhada das contas a serem apresentadas de forma consolidada ou no exercício seguinte.

CAPÍTULO IV

TOMADA DE CONTAS ANUAL INFORMATIZADA

Art. 12 Os processos de contas ordinárias poderão ser organizados e remetidos ao Tribunal de Contas da União por meio informatizado, considerando as necessidades de racionalização e simplificação do exame e do julgamento.

Parágrafo único. Os critérios de aplicabilidade e as orientações para a remessa e a apresentação das contas previstas neste artigo serão fixados pelo Tribunal de Contas da União em decisão normativa.

Art. 13 No caso de apresentação das contas de forma informatizada deverá ser utilizado o Sistema de Coleta Eletrônica de Contas - Siscontas, disponibilizado pelo TCU para unidades jurisdicionadas selecionadas e respectivos órgãos de controle interno e que possibilitará o encaminhamento das contas em meio informatizado, inclusive as simplificadas, via internet ou por disquete.

TÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14 As tomadas de contas anuais devem incluir os recursos orçamentários e extra-orçamentários.

Art. 15 O pronunciamento a que se refere o inciso VIII do caput do art. 9º desta Portaria, não poderá ser objeto de delegação.

Art. 16 Os gestores consignados no rol de responsáveis a que se refere o art. 3º desta Portaria, salvo ação ou omissão dolosa ou culposa, não serão responsabilizados por prejuízo causado ao Erário em decorrência de ato praticado por agente subordinado que exorbitar das ordens recebidas.

Art. 17 Os responsáveis pelo Órgão de Controle Interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela darão ciência de imediato ao Tribunal de Contas da União, sob pena de responsabilidade solidária e sujeição às sanções previstas na Lei Orgânica e no Regimento Interno do TCU.

Parágrafo único. Na comunicação ao Tribunal de Contas da União, o dirigente do órgão de controle interno deverá indicar as providências adotadas com relação à irregularidade ou ilegalidade constatada e as medidas implementadas para evitar ocorrências semelhantes, bem como, se houver débito, informar sobre a instauração do respectivo processo de tomada de contas especial.

Art. 18 As unidades dos Tribunais Eleitorais deverão indicar, quando for o caso, quais informações, dentre as apresentadas no processo de contas, estão sujeitas a sigilo bancário, fiscal ou comercial, de forma a possibilitar tratamento adequado pelo Tribunal de Contas da União.

Art. 19 Os Órgãos da Justiça Eleitoral deverão manter, para fins de fiscalização, os documentos comprobatórios das tomadas de contas, pelo prazo mínimo de cinco anos a partir da decisão definitiva de julgamento das contas pelo Tribunal de Contas da União.

Art. 20 A Secretaria de Controle Interno deste Tribunal baixará as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento desta Portaria.

Art. 21 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Ministro CARLOS VELLOSO