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Tribunal Superior Eleitoral

PORTARIA Nº 1.013, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2018.

Institui Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral.

O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso VIII do artigo 116 do Regulamento Interno;

RESOLVE:

Art. 1º Fica instituída a Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral, que compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos para a preservação de documentos digitais.

Parágrafo único. As unidades administrativas promoverão a elaboração ou a adequação de seus planos, programas, projetos e processos de trabalho em conformidade com os princípios e as diretrizes aqui estabelecidos, bem como em relação aos requisitos, aos procedimentos e às atribuições decorrentes deste ato.

Art. 2º Esta política abrange todos os documentos digitais, concebidos nessa forma ou digitalizados, recebidos ou produzidos na Justiça Eleitoral, desde que relacionados às atividades derivadas das suas funções institucionais e missão institucional.

Parágrafo único. São exemplos de documentos digitais:

I - gravações digitais de som;

II - fotografia digital e vídeo digital;

III - páginas de intranet, extranet e internet;

IV - bases de dados digitais;

V - mensagens eletrônicas;

VI - publicações digitais;

VII - processos administrativos ou judiciais digitais;

VIII - código-fonte de sistemas de informação desenvolvidos institucionalmente;

IX - combinações dos tipos citados anteriormente, além de outros que venham a ser identificados.

Dos princípios e objetivos

Art. 3º A Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral rege-se pelos seguintes princípios:

I - transparência, efetividade, eficiência, acessibilidade, disseminação e preservação;

II - responsabilidade, estratégia, aquisição, desempenho, conformidade e comportamento humano, que fazem parte da boa governança corporativa de Tecnologia da Informação.

Art. 4º São objetivos da Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral:

I - assegurar as condições adequadas ao pleno acesso a documentos digitais pelo prazo institucionalmente estabelecido;

II - assegurar, permanentemente, a autenticidade dos documentos digitais;

III - implantar repositório institucional próprio para a preservação digital;

IV - contribuir para a redução do risco em segurança da informação;

V - promover o intercâmbio de informações e experiências sobre preservação digital com entidades nacionais e internacionais, com vistas à constante atualização e aperfeiçoamento das práticas e normas.

Dos Requisitos

Art. 5º Os documentos digitais produzidos ou capturados pela Justiça Eleitoral deverão adequar-se, pelo menos, aos seguintes requisitos de preservação digital:

I - formatos de arquivo específicos para cada tipo de documento digital mencionado no parágrafo único do art. 2º;

II - mídias de gravação e armazenamento padronizadas, se necessário, para cada tipo de documento;

III - capacidade de migração para novas versões, sem perda de autenticidade;

IV - outros requisitos que vierem a ser definidos na regulamentação.

Parágrafo único. As normas relativas à preservação digital serão avaliadas pela Comissão de Gestão de Documentos Digitais do Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (CGD-JE).

Art. 6º Os requisitos de preservação digital, bem como os padrões e procedimentos operacionais necessários à sua implantação na Justiça Eleitoral, serão amplamente divulgados às unidades administrativas e aos servidores interessados.

Do Repositório Para Preservação Digital

Art. 7º Os tribunais eleitorais deverão criar e manter repositórios institucionais dedicados à preservação digital.

§ 1º Repositório de preservação digital compreende tanto o software como o hardware correspondente.

§ 2º Os repositórios de preservação digital utilizarão padrões abertos.

§ 3º Os repositórios de preservação digital deverão observar a Norma Brasileira (NBR) nº 15472, de 9 de abril de 2007, em seu modelo de referência para um Sistema Aberto de Arquivamento de Informação (SAAI).

§ 4º Os repositórios de preservação digital deverão contemplar as diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis (RDC-Arq), aprovados pela Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014, e pela Resolução nº 43, de 4 de setembro de 2015, do Conselho Nacional de Arquivos.

Art. 8º Os repositórios de preservação digital deverão adotar padrões e/ou protocolos padronizados para comunicação automática interinstitucional.

Art. 9º A comunidade-alvo dos repositórios de preservação digital será definida pelo CGD-JE.

Art. 10. O envio de documentos ao repositório de preservação digital e a gestão da consulta nesse repositório serão efetuados pelas unidades responsáveis pela gestão documental em cada tribunal eleitoral.

Art. 11. Somente serão encaminhados e aceitos no repositório de preservação digital os documentos digitais consolidados, em sua versão final, e submetidos à avaliação documental.

§ 1º Os documentos digitais de guarda permanente deverão, obrigatoriamente, ser encaminhados ao repositório e terão prioridade de recursos em relação aos demais.

§ 2º Os documentos digitais que não sejam de guarda permanente serão encaminhados ao repositório de acordo com a necessidade de adoção de ações específicas de preservação digital, para mantê-los pelos prazos estabelecidos em seu processo de avaliação.

Art. 12. Sempre que o tempo de vida de um conteúdo informacional digital, determinado pela política de avaliação documental, for superior ao tempo de vida estimado do sistema informatizado que o gerou, esse sistema deverá produzir um documento digital consolidado para envio ao repositório de preservação digital, considerando as condições dispostas no art. 11.

§ 1º O disposto no caput não se aplica aos casos em que os sistemas migrem seu conteúdo informacional para novos sistemas que mantenham os requisitos de segurança da informação.

§ 2º A critério do gestor de negócio e considerando o tempo de guarda determinado pela política de avaliação documental, o disposto no caput pode aplicar-se somente a uma parte do conteúdo informacional digital do sistema.

Art. 13. Os documentos digitais consolidados aceitos no repositório de preservação digital deverão atender aos requisitos deacesso e recuperação integral de seu conteúdo, devendo ser independentemente compreensíveis em relação aos sistemas que os produziram.

Art. 14. Ao conteúdo de cada documento digital enviado ao repositório de preservação digital deverá ser acrescido um pacote de informações que identifique proveniência, contexto, referência e fixidez do documento.

§ 1º As informações necessárias para criar o pacote de informações são parte dos requisitos de preservação digital.

§ 2º Os pacotes de informação deverão possuir descritores que os identifiquem claramente em relação as demais pacotes.

Art. 15. Os documentos digitais que forem aceitos no repositório de preservação e os respectivos pacotes de informação deverão ter seu histórico de processamento preservado indefinidamente.

Parágrafo único. Nos procedimentos de migração de documentos digitais, poderão ser mantidas versões anteriores dos documentos digitais por razões históricas.

Art. 16. As unidades administrativas responsáveis pela gestão da preservação digital passam a ter controle sobre os documentos recebidos no repositório de preservação, podendo até mesmo produzir novas versões desses documentos, caso isso seja necessário.

Responsabilidades e Revisão

Art. 17. A implantação da política de preservação digital será supervisionada pelo CGD-JE.

Art. 18. Às unidades administrativas de toda a Justiça Eleitoral e aos servidores, no âmbito de seus processos de trabalho, cabem as responsabilidades constantes nas políticas de gestão de conteúdos informacionais e de segurança da informação, no que couber à preservação digital.

Art. 19. As unidades responsáveis pela gestão da preservação digital deverão:

I - realizar parcerias e acordos com instituições nacionais e internacionais, a fim de promover o intercâmbio de informações e experiências sobre preservação digital;

II - produzir decisões e procedimentos registrados e bem documentados.

Art. 20. Esta política aplica-se aos servidores da Justiça Eleitoral.

Art. 21. O não cumprimento destas medidas poderá implicar responsabilização na forma da legislação vigente.

Art. 22. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RODRIGO CURADO FLEURY

Este texto não substitui o publicado no DJE-TSE, nº 237, de 30.11.2018, p. 24-28.