Brasão

Tribunal Superior Eleitoral

Secretaria de Gestão da Informação

Coordenadoria de Jurisprudência

Seção de Legislação

PORTARIA Nº 162, DE 19 DE MARÇO DE 2008.

(Revogada pela PORTARIA Nº 427, DE 12 DE JUNHO DE 2009.)

Estabelece normas de organização e apresentação de processos de tomada e prestação de contas, revogando a Portaria nº 168, de 18 de abril de 2007.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL, no das atribuições legais e regimentais, e

Considerando as disposições da Instrução Normativa nº 47, de 27 de outubro de 2004, alterada pela Instrução Normativa nº 54, de 19 de setembro de 2007, do Tribunal de Contas da União - TCU, que estabelece normas de organização e apresentação de tomadas e prestações de contas, obrigando o seu cumprimento, sob pena de responsabilidade;

Considerando que o ordenador de despesas está sujeito à tomada de contas, a ser realizada pelo órgão de contabilidade e verificada pela auditoria interna, antes de ser encaminhada ao TCU;

Considerando que as atividades desenvolvidas pelos órgãos de controle interno dos tribunais regionais eleitorais estão sujeitas à orientação normativa, supervisão técnica e fiscalização específica do órgão central, integrante da estrutura da Secretaria do Tribunal Superior Eleitoral - TSE, sem prejuízo da subordinação hierárquica dos dirigentes dos tribunais eleitorais (art. 11 da Lei nº 8.868, de 14 de abril de 1994);

Considerando os princípios da racionalidade administrativa e da economicidade, que devem ser observados na organização de toda atividade dos órgãos públicos, nos termos do artigo 14 do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, 

RESOLVE: 

Estabelecer normas para elaboração, exame, pronunciamento e encaminhamento dos processos de tomada de contas anual dos gestores de recursos públicos, no âmbito da Justiça Eleitoral. 

TÍTULO I

CAPÍTULO I

DOS CONCEITOS

Art. 1º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I - processo de contas: processo destinado a avaliar a gestão dos responsáveis por unidades da Administração Pública Federal, direta e indireta, composto de um conjunto de documentos, informações e demonstrativos de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial, obtidos direta ou indiretamente;

II - processo de contas ordinárias: processo de tomada ou prestação de contas organizado anualmente pelos responsáveis sujeitos à obrigação prevista no art. 70, parágrafo único, da Constituição Federal;

III - processo de tomada de contas: processo de contas relativo à gestão dos responsáveis por unidades da Administração Pública Federal direta;

IV - processo de prestação de contas: processo de contas relativo à gestão dos responsáveis por unidades da Administração Pública Federal indireta;

V - ordenador de despesas - autoridade a quem o Regimento Interno de cada tribunal eleitoral ou o Regulamento Interno da Secretaria de cada tribunal eleitoral atribui competência para praticar atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

VI - processo de contas consolidado: processo de contas ordinárias referente a um conjunto de unidades jurisdicionadas organizado com a finalidade de possibilitar a avaliação sistêmica da gestão de unidades que se relacionam em razão de hierarquia, função ou programa de governo, sendo submetido ao Tribunal de Contas da União pela unidade responsável pela coordenação hierárquica, supervisão funcional ou gerência de programa incluído no Plano Plurianual;

VII - risco: suscetibilidade de ocorrência de eventos indesejáveis, tais como, falhas e irregularidades em atos e procedimentos, ou de insucesso na obtenção de resultados esperados;

VIII - materialidade: representatividade do valor orçamentário, financeiro e patrimonial colocados à disposição dos gestores e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos;

IX - relevância: importância social ou econômica de uma unidade para a Administração Pública Federal ou para a sociedade, em razão das atribuições e dos programas, projetos e atividades sob a responsabilidade de gestores, assim como das ações que desempenha, dos bens que produz e dos serviços que presta à população;

X - exame da conformidade: análise da legalidade, legitimidade e economicidade da gestão em relação a padrões normativos e operacionais, expressos nas normas e regulamentos aplicáveis, e da capacidade dos controles internos de identificar e corrigir falhas e irregularidades;

XI - exame do desempenho: análise da eficácia, eficiência e efetividade da gestão em relação a padrões administrativos e gerenciais, expressos em metas e resultados negociados com a administração superior ou definidos nas leis orçamentárias, e da capacidade dos controles internos de minimizar riscos e evitar falhas e irregularidades;

XII - controles internos: conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar a conformidade dos atos administrativos e concorrer para que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcançados;

XIII - órgãos de controle interno: unidades administrativas integrantes dos sistemas de controle interno da Administração Pública Federal, incumbidas, entre outras funções, de verificar a consistência e qualidade dos controles internos bem como de apoiar as atividades de controle externo exercidas pelo Tribunal; e

XIV - processo de contas individual: processo de contas apresentado por uma única unidade da Administração Pública Federal.

§ 1º Os processos de contas com parecer do dirigente do órgão de controle interno pela irregularidade deverão ser apresentados como processos individuais;

§ 2º Os processos de contas serão organizados anualmente pelos responsáveis pela apresentação ao TCU, alcançados pela obrigação prevista no art. 70, parágrafo único, da Constituição Federal.

Art. 2º Os órgãos de controle interno utilizarão sistema de informações para validação dos dados atualizados relativos às unidades gestoras e rol de responsáveis.

§ 1º A atualização do sistema indicado na cabeça deste artigo ficará a cargo de cada unidade gestora, devendo aquela que não estiver interligada proceder à informação dos dados necessários à compreensão das alterações promovidas ao respectivo órgão de controle interno, no prazo máximo de dez dias, a contar da publicação oficial.

§ 2º Os órgãos de controle interno da Justiça Eleitoral deverão informar ao TCU, no prazo de trinta dias a contar da publicação dos respectivos atos legais e regimentais, os dados necessários para se conhecer a extensão e a amplitude das alterações promovidas pelos gestores na estrutura e no funcionamento das unidades jurisdicionadas, em especial as que afetem os procedimentos de administração operacional, orçamentária, financeira e patrimonial. 

CAPÍTULO II

DO ROL DE RESPONSÁVEIS

Art. 3º Serão arrolados nos processos de contas os titulares e substitutos que desempenharem, durante a gestão de que tratam as contas, as seguintes naturezas de responsabilidade:

I - dirigente de unidade administrativa ou gerente responsável pela gestão de programa governamental definido no Plano Plurianual ou na Lei Orçamentária Anual;

II - responsável pela definição de critérios de distribuição e pela aprovação de plano de trabalho e das prestações de contas de recursos concedidos mediante convênio, acordo, ajuste, termo de parceria ou outro instrumento de execução indireta ou descentralizada;

III - dirigente de unidade administrativa ou gerente responsável pela gestão patrimonial;

IV - ordenador de restituição de receitas;

V - ordenador de despesas;

VI - encarregado da gestão orçamentária e financeira ou outro co-responsável por atos de gestão; e

VII - encarregado de almoxarifado ou de material em estoque.

§ 1º Constarão do Rol de Responsáveis os seguintes dados:

I - nome completo e por extenso, e número do Cadastro de Pessoa Física do Ministério da Fazenda (CPF/MF);

II - identificação das naturezas de responsabilidade, conforme descrito no artigo anterior, e dos cargos ou funções exercidos;

III - indicação dos períodos de gestão, por cargo ou função;

IV - identificação dos atos de nomeação, designação ou exoneração, incluindo a data de publicação no Diário Oficial da União - DOU;

V - endereço residencial completo; e

VI - endereço eletrônico, se houver.

§ 2º Quando os atos de gestão forem praticados por delegação de competência, constarão do Rol de Responsáveis as autoridades delegante e delegada, desde a delegação originária.

§ 3º Os agentes responsáveis, titulares e s e substitutos, constarão do rol de responsáveis pelo período de efetiva gestão.

§ 4º Os processos de contas serão submetidos a julgamento do TCU pelo dirigente máximo de cada tribunal eleitoral. 

TÍTULO II 

CAPÍTULO I

DA TOMADA DE CONTAS ANUAL

Art. 4º Estão sujeitos à tomada de contas anual os que figurem no Rol de Responsáveis, sendo o processo elaborado em conformidade com as disposições contidas nesta Portaria.

Art. 5º Os processos de tomada de contas anual deverão ser remetidos aos respectivos órgãos de controle interno, até noventa dias, contados da data do encerramento do correspondente exercício financeiro, com vistas à realização tempestiva dos exames de auditoria e emissão dos laudos e pareceres correspondentes, bem como ao pronunciamento da autoridade máxima de cada tribunal eleitoral.

Art. 6º O processo de tomada de contas anual deverá ser apresentado ao TCU até 31 de julho do exercício financeiro subseqüente ao de que tratam as contas.

Parágrafo único. O prazo indicado na cabeça deste artigo somente poderá ser prorrogado, em caráter excepcional, mediante solicitação fundamentada expedida pelo Presidente do TSE ao Presidente do TCU.

Art. 7º A inobservância do prazo fixado no artigo 6º ou do prazo adicional concedido pelo TCU, no caso de prorrogação, configurará omissão no cumprimento do dever de prestar contas, sujeitando os responsáveis à instauração de tomada de contas especial - TCE.

Art. 8º O processo de tomada de contas anual será composto das peças a seguir relacionadas, contendo as informações dos Anexos I a VIII desta Portaria:

I - rol de responsáveis, observado o disposto no art. 3º desta Portaria;

II - relatório de gestão, emitido pelos responsáveis;

III - demonstrativos contábeis, exigidos pela legislação aplicável e necessários à gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

IV - declaração expressa da unidade de pessoal de que os responsáveis referidos no inciso I estão em dia com a exigência de apresentação das declarações de bens e rendas de que trata a Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993;

V - relatório de auditoria de gestão emitido pelo órgão de controle interno de cada tribunal eleitoral;

VI - certificado de auditoria emitido pelo órgão de controle interno de cada tribunal eleitoral, nas modalidades regular, regular com ressalva ou irregular;

VII - parecer conclusivo do dirigente do órgão de controle interno de cada tribunal eleitoral que examinou as contas, à luz das situações de normalidade, impropriedade ou irregularidade detectadas nos exames de auditoria;

VIII - pronunciamento expresso do presidente de cada tribunal eleitoral sobre as contas e o parecer do órgão de controle interno, atestando ter conhecimento das conclusões nele contidas.

§ 1º O órgão de controle interno emitirá declaração atestando que as informações contidas em banco de dados informatizado sobre rol de responsáveis, conforme disposto no art. 190 da Resolução TCU nº 155, de 4 de dezembro de 2002, são fidedignas.

§ 2º Os demonstrativos contábeis previstos no inciso III deste artigo poderão ser substituídos por declaração do contador responsável de cada tribunal eleitoral atestando que os demonstrativos contábeis constantes do Sistema SIAFI (Balanços Orçamentário, Financeiro e Patrimonial e a Demonstração das Variações Patrimoniais, previstos na Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964) refletem a adequada situação orçamentária, financeira e patrimonial.

§ 3º Os relatórios previstos nos incisos II e V deste artigo deverão conter, em títulos específicos, os conteúdos exigidos nos Anexos I e IV, respectivamente, utilizando-se, como referência, os itens constantes do Anexo VII e VIII desta Portaria.

§ 4º O órgão de controle interno deverá informar a existência, nos processos de tomada e prestação de contas, das peças e respectivos conteúdos exigidos pela Instrução Normativa TCU nº 47/2004, mediante o preenchimento do formulário constante do Anexo IX.

§ 5º Caso o ordenador de despesas seja o próprio presidente cada tribunal eleitoral, cabe à respectiva Corte exarar o pronunciamento de que trata o inciso VIII deste artigo.

§ 6º As peças contábeis referidas no inciso III deste artigo deverão ser assinadas por profissional legalmente habilitado, mencionando a própria categoria funcional e profissional e o número de registro no Conselho Regional de Contabilidade.

§ 7º A tomada de contas anual conterá, exclusivamente, os documentos indispensáveis à sua apresentação, vedada a inclusão de extratos, gráficos, relatórios, diagramas ou outras informações não previstas nas disposições contidas nesta Portaria.

§ 8º Os processos de contas deverão incluir todos os recursos, orçamentários e extra-orçamentários, utilizados, arrecadados, guardados ou geridos pela unidade jurisdicionada ou pelos quais ela responda, inclusive aqueles oriundos de fundos de natureza contábil, recebidos de entes da Administração Pública Federal ou descentralizados para execução indireta.

§ 9º O responsável pela apresentação do processo de contas responde perante o TCU pela fidedignidade das informações, documentos e demonstrativos nele contidos.

Art. 9º A tomada de contas anual somente será entregue ao TCU somente com todas as peças estabelecidas por esta Portaria.

Art. 10. Para os efeitos desta Portaria, consideram-se recursos geridos o valor total da despesa realizada constante do balanço financeiro do final do exercício. 

CAPÍTULO II

DO PROCESSO DE CONTAS CONSOLIDADO 

Art. 11. Os processos de tomada de contas anual poderão ser apresentados de forma consolidada.

§ 1º O conteúdo dos processos de contas consolidados constitui elemento necessário à avaliação sistêmica da gestão das unidades envolvidas e das relações hierárquicas, funcionais ou programáticas entre as unidades envolvidas.

§ 2º O órgão de controle interno competente deverá fazer constar do processo de contas consolidado os esclarecimentos individualmente oferecidos pelos responsáveis quanto às ressalvas apontadas, bem como se posicionar acerca da regularidade das contas.

§ 3º As contas da unidade gestora constante do processo de contas consolidado deverão ser apresentadas e autuadas separadamente, caso haja manifestação do órgão de controle interno pela irregularidade das contas de qualquer um de seus responsáveis.

§ 4º A Secretaria de Controle Interno do TSE submeterá à apreciação do TCU, até 30 de abril de cada ano, proposta detalhada das contas a serem apresentadas no exercício seguinte de forma consolidada. 

CAPÍTULO III

DA ENTREGA INFORMATIZADA DE CONTAS 

Art. 12. Os processos de contas poderão ser organizados e remetidos ao TCU por meio informatizado, conforme as orientações para remessa e apresentação fixadas por aquele Tribunal em decisão normativa.

Art. 13. No caso de apresentação das contas de forma informatizada, deverá ser utilizado o Sistema de Coleta Eletrônica de Contas - Siscontas, disponibilizado pelo TCU para unidades e respectivos órgãos de controle interno, que possibilitará o encaminhamento das contas em meio informatizado, via internet ou por meio magnético. 

TÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14. As tomadas de contas anuais deverão incluir os recursos orçamentários e extra-orçamentários.

Art. 15. Os pronunciamentos a que se referem os incisos VII e VIII do artigo 8º desta Portaria não poderão ser objeto de delegação.

Art. 16. Os gestores consignados no rol de responsáveis a que se refere o artigo 3º desta Portaria, salvo ação ou omissão dolosa ou culposa, não serão responsabilizados por prejuízo causado ao erário em decorrência de ato praticado por agente subordinado que exorbitar das ordens recebidas.

Art. 17. O responsável pelo órgão de controle interno, ao tomar conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dará ciência de imediato ao TCU, sob pena de responsabilidade solidária e sujeição às sanções previstas na Lei Orgânica e no Regimento Interno daquele Tribunal.

Parágrafo único. Na comunicação ao TCU, o dirigente do órgão de controle interno deverá indicar as providências adotadas com relação à irregularidade ou ilegalidade constatada e as medidas implementadas, para evitar ocorrências semelhantes, bem como, se houver débito, deverá informar sobre a instauração do respectivo processo de tomada de contas especial.

Art. 18. As unidades dos tribunais eleitorais deverão indicar, quando for o caso, quais informações, entre as apresentadas no processo de contas, estão sujeitas a sigilo bancário, fiscal ou comercial, de forma a possibilitar tratamento adequado pelo TCU.

Art. 19. Os órgãos da Justiça Eleitoral deverão manter, para fins de fiscalização, os documentos comprobatórios, inclusive os de natureza sigilosa, pelo prazo mínimo de cinco anos, a partir da decisão definitiva de julgamento das contas pelo TCU.

Art. 20. A Secretaria de Controle Interno e Auditoria do TSE baixará as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento desta Portaria.

Art. 21. Fica revogada a Portaria nº 168, de 18 de abril de 2007.

Art. 22. Esta Portaria entra em vigor na data da publicação. 

Ministro MARCO AURÉLIO

Este texto não substitui o publicado no DOU, nº 57, Seção 1de 25.3.2008, p. 100-104.