Gestão documental

Imagem de um computador e documentos, simbolizando arquivos.

A gestão documental é o conjunto de procedimentos referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal no exercício das suas atividades, independentemente do suporte em que a informação se encontra registrada.

No TSE, a responsabilidade por essas atividades é da Coordenadoria de Gestão Documental (Coged/SGI), constituída pelas seguintes seções: Seção de Arquivo (Searq), Seção de Protocolo Administrativo e Expedição (Seprot) e Seção de Gestão de Documentos Eletrônicos (Segedoc).

 

Destaques

 

Regras de desarquivamento

Editais e eliminação de documentos

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

 

Mais sobre gestão documental

Gestão e preservação de documentos digitais 

Publicações arquivísticas

Normativos de gestão documental

Sistemas para produção de informações e documentos

 

Contatos

E-mails

Protocolo Administrativo e Expedição: protocolo@tse.jus.br
Gestão de Documentos Eletrônicos: segedoc@tse.jus.br
Arquivo Central: arquivo@tse.jus.br
Atendimento SEI (suporte negocial): sei@tse.jus.br
Atendimento SEI (suporte técnico ): 8800@tse.jus.br
Coordenadoria de Gestão Documental: coged@tse.jus.br

Telefones e fax

Protocolo: tel. (61) 3030- 9290/9289; fax (61) 3030-9850
Arquivo Central: tel. (61) 3030-9108/9110
Atendimento SEI (suporte negocial): tel. (61) 3030-9270/9272
Atendimento SEI (suporte técnico):  tel. (61) 3030-8800
Coordenadoria de Gestão Documental: tel. (61) 3030-9248

 

Horários de funcionamento

De segunda a sexta-feira nos seguintes horários:

Protocolo e expedição: das 11h às 19h
Arquivo Central: das 12 h às 19h
Atendimento SEI (suporte negocial): das 12h às 19h

Durante os recessos forenses e períodos eleitorais poderá haver alteração dos horários ou atendimento em fins de semana e feriados, em regime de plantão, nos termos da portaria específica.


O software livre Atom ampliará o acesso ao fundo arquivístico do TSE. Trata-se da implementação desse instrumento de pesquisa automatizado, reconhecido internacionalmente, em que serão disponibilizados documentos que se encontram em fase de guarda permanente, tais como mapas eleitorais, relatórios de eleições, processos históricos, fotos, publicações técnicas, decisões etc.

Na plataforma, já estão disponíveis os registros de candidatura para presidente e vice-presidente da República de 1945 até 2014. Paulatinamente outras fontes históricas serão inseridas no Atom/TSE. O acesso é feito por meio do link http://archivematica02.tse.jus.br/ no ambiente interno do TSE.

Atendimento ao usuário (suporte aos sistemas SEI e SitDoc): pelos canais eletrônicos e pessoalmente, quando necessário. O atendimento pode ser solicitado por e-mail (sei@tse.jus.br e segedoc@tse.jus.br), por telefone (61-3030-9270), pelo Service Desk (8800@tse.jus.br e 61-3030-8800) e pelo SEI, via processo encaminhado à Segedoc.

Digitalização de documentos (mudança de suporte): a digitalização de documentos e processos já em tramitação no Tribunal pode ser requerida à Segedoc pelo telefone (61) 3030-9270.

Análise e implantação de repositórios para documentos no SitDoc: as unidades do TSE podem solicitar o uso do SitDoc para o armazenamento de seus documentos que não possuem metadados estruturados. A Segedoc deve, então, realizar a análise da solicitação e a implantação do acesso.

Análise e implantação de tipos documentais para o SEI: a unidade interessada pode solicitar criação, alteração e exclusão de tipos documentais. Ela deve encaminhar o pedido por meio do SEI, no formulário Solicitação de Tipos de Documentos > Tipo do Processo: Gestão Documental > Criação e Produção de Documentos.

Criação de modelos de documento para tipos documentais: a criação de modelos faz parte da padronização de documentos para o Tribunal. Dessa forma, a Segedoc cria modelos para os documentos mais utilizados, padronizando seu formato e facilitando a recuperação da informação.

Análise para implantação de sistemas, subsistemas e módulos que poderão ajudar na criação de um sistema Sigad funcional no ambiente TSE: as unidades e os usuários podem solicitar sistemas, subsistemas e módulos com o objetivo de gerar um Sigad funcional no ambiente TSE. As melhorias podem ser solicitadas, no SEI, por meio de um documento que contenha as demandas e as possibilidades de solução.

Pesquisa no arquivo do TSE: pesquisas no acervo documental do Tribunal Superior Eleitoral – tais como resultados das eleições, registros de candidatos à Presidência, registros e cassações de partidos políticos, dentre outros documentos e processos judiciais e administrativos do TSE desde 1945 – podem ser solicitadas por meio de formulário próprio, disponíveis nos endereços eletrônicos  https://www.tse.jus.br/o-tse/sistemas/arquivo-do-tse-solicite-sua-pesquisa e https://www.tse.jus.br/o-tse/cultura-e-historia/pesquisa-ao-arquivo.

Desarquivamento: retorno de documentos que compõem os arquivos correntes e intermediários ao trâmite documental para fins administrativos, legais ou probatórios. Deve ser solicitado formalmente por meio do SADP, e sua retirada deve ser feita na Searq.

Empréstimo: retirada do documento do arquivo, exclusivamente para fins de pesquisa ou reprodução. No empréstimo, diferentemente do desarquivamento, é proibida qualquer alteração no conteúdo ou na forma do documento. Deve ser solicitado formalmente por meio do SADP, e sua retirada deve ser feita na Searq.

Treinamento em arquivos setoriais: capacitação e auxílio ao pessoal das unidades quanto aos documentos arquivados em seu setor, bem como tratamento adequado antes de enviá-los definitivamente ao Arquivo Central. Tal ação é feita por meio de visitas técnicas.

Atividades de gerenciamento do acervo arquivístico: conservação e limpeza do acervo; preservação e restauração de documentos; identificação e ordenação; acondicionamento; confecção de caixas e espelhos identificadores; ajuste e atualização do mapa de localização; migração de suporte.

 

Expedição de processos e documentos: compete à Seprot a expedição de documentos oficiais, bem como processos judiciais que tramitam fisicamente, para órgãos públicos e destinatários particulares em âmbito nacional e internacional, por meio do contrato mantido atualmente com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT).

Entrega de processos e documentos: compete à Seprot a entrega de documentos e correspondências às unidades orgânicas ou aos servidores do TSE.

Registro de documentos administrativos no SEI:

a) entregues no balcão de atendimento do Protocolo;

b) enviados por e-mail;

c) enviados pelos Correios.

Regras para envio de documentos administrativos: para envio de documentos ou de processos administrativos ao TSE, devem ser cumpridas as seguintes regras:

1. Correspondências ou encomendas enviadas pelos Correios (ECT):

• destinar ao endereço: Setor de Administração Federal Sul (SAFS), Quadra 7, Lotes 1/2, Brasília/DF – CEP 70070-600;

• indicar a pessoa e/ou a unidade de destino da correspondência;

• indicar remetente.

 

2. Documentos administrativos enviados por e-mail após o horário de funcionamento do Protocolo serão protocolizados apenas no dia útil seguinte, se admissível por este meio.

3. Documentos administrativos enviados por meio de fac-símile serão recebidos no horário de atendimento ao público.

4. Os documentos somente serão protocolizados se estiverem acompanhados do documento de encaminhamento (como ofício, relatório, carta, formulário), ressalvados aqueles emitidos pelos sistemas da Justiça Eleitoral.

5. Petições de caráter judicial devem ser entregues ou enviadas ao Protocolo Judiciário.

6. Processos ou documentos classificados como sigilosos ou reservados devem ser entregues ou enviados ao Tribunal acondicionados em dois envelopes.

• No envelope externo, deve constar a indicação de remetente e de destinatário, mas sem constar o grau de sigilo e/ou teor do conteúdo.

• O envelope interno deve estar lacrado e nele constar a indicação de remetente, destinatário, eventual número de registro e grau de sigilo do documento.

Observações:

a) As correspondências em cujo envelope não conste indicação de sigilo (SEGREDO DE JUSTIÇA, CONFIDENCIAL, PARTICULAR etc.) serão abertas para tratamento e tramitação.

b) Depois de aberto, se for identificado documento sigiloso ou de caráter reservado, o envelope será lacrado e encaminhado à unidade responsável ou a seu destinatário.

c) O TSE não recebe correspondência de caráter estritamente pessoal.

                

Regras para expedição de documentos do TSE: é vedada à Seprot a expedição de documentos e encomendas particulares.

A responsabilidade pela definição da natureza do documento a expedir, se oficial ou particular, é da unidade remetente.

Os documentos a expedir serão encaminhados à Seprot acondicionados, endereçados e abertos para conferência:

a) Os envelopes indicarão nome e endereço do destinatário conforme modelo anexo.

b) Os documentos expedidos serão ainda registrados em sistema de postagem gerenciado pela Seprot para controle de envio.

Os documentos a expedir serão recebidos pela Seprot no horário regular de funcionamento da unidade.

Os documentos a serem expedidos com Aviso de Recebimento (AR) deverão ser enviados à Seprot com o AR devidamente preenchido, e serão devolvidos à unidade remetente assim que retornar ao Tribunal.

Os documentos expedidos não entregues no destino serão devolvidos à unidade remetente para ciência do motivo da devolução e demais providências.  

Regras para eliminação de documentos: conforme Resolução TSE nº 23.379/2012, Capítulo VI.

Criação de tipos documentais, formulários, documentos e tipos de processos no SEI:

Cadastramento de usuários internos e externos no SEI:

Digitalização de documentos: digitalização, revisão da digitalização e disponibilização de processos judiciais, portarias, instruções normativas, acórdãos, resoluções, certidões e atas, tanto para promover a migração de suporte quanto para a preservação de originais.


O Programa de Gestão Documental da Justiça Eleitoral (PGD/JE), aprovado pela Resolução-TSE nº 23.379, de 1º de março de 2012, é destinado ao desenvolvimento de infraestrutura para áreas de gestão documental e à promoção do desenvolvimento e do uso de técnicas de gestão da informação e de pesquisas na área arquivística no âmbito da Justiça Eleitoral.


O PGD/JE contempla:

  • O Sistema de Arquivos da Justiça Eleitoral (Saje), destinado à integração e ao desenvolvimento dos arquivos, à preservação do patrimônio arquivístico, ao compartilhamento de recursos de gestão arquivística e à cooperação entre os servidores das áreas de gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral.
  • O Fundo Histórico Arquivístico da Justiça Eleitoral (Fhaje), destinado ao desenvolvimento de infraestrutura, ao tratamento e à proteção especial dos documentos arquivísticos considerados de guarda permanente nos arquivos da Justiça Eleitoral.

O Programa estabelece as diretrizes básicas para que os Tribunais e cartórios eleitorais desenvolvam programas próprios de gestão documental.


Comitê de Gestão Documental (CGD/JE)

O PGD/JE-TSE é coordenado pelo Comitê de Gestão Documental (CGD/JE), que foi instituído igualmente pela  Res.-TSE nº 23.379/2012 e regulamentado pela Portaria-TSE nº 201 de 29 de abril de 2015. O CGD/JE é responsável pelo Saje e pela gestão do Fhaje. Sua composição está estruturada da seguinte forma:

  • o titular da Coged, que o coordenará;
  • um representante da Searq, indicado pelo titular da Coged, que atuará como coordenador substituto;
  • um representante da Segedoc, indicado pelo titular da Coged;
  • um representante de cada Região do país.

Atualmente, são membros titulares e suplentes do CGD/JE:

 

Membros Titulares

Yan Amaral Engelke

Coordenador do CGD-JE

TSE

Portaria-TSE nº 193/2021

Júlio Cesar Sousa Gomes

Seção de Arquivo/TSE

TSE

Portaria-TSE nº 193/2021

Christiano José S. B. de Oliveira

Seção de Gestão de D. Eletrônicos/TSE

TSE

Portaria-TSE nº 193/2021

Carlos Renato da Silva Reduzino

Região Centro-Oeste

TRE-DF

Portaria-TSE nº 193/2021

Gabriela Almeida Garcia

Região Nordeste

TRE-PB

Portaria-TSE nº 193/2021

Osmarino Valcácio Júnior

Região Norte

TRE-AM

Portaria-TSE nº 193/2021

Rodrigo Costa Japiassu

Região Sudeste

TRE-RJ

Portaria-TSE nº 193/2021

Sandra Buth Zanon

Região Sul

TRE-SC

Portaria-TSE nº 193/2021

 

Membros Suplentes

Natália de Lima Saraiva

Região Centro-Oeste

TRE-DF

Portaria-TSE nº 598/2018

Francisco Marcelo Cassiano da Silva

Região Nordeste

TRE-PI

Portaria-TSE nº 598/2018

Solange Mendes Garcia

Região Norte

TRE-RO

Portaria-TSE nº 598/2018

Alex Ricardo Brasil

Região Sudeste

TRE-SP

Portaria-TSE nº 598/2018

Edmar Sá

Região Sul

TRE-SC

Portaria-TSE nº 598/2018

 


Instrumentos Arquivísticos dos Tribunais Regionais  PGD/JE-TREs

Em respeito à autonomia dos TREs, cabe a cada Tribunal integrante do PDG/JE elaborar e submeter ao CGD/JE-TSE seus instrumentos arquivísticos, os quais devem ser validados e aprovados pela Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) do respectivo órgão. 


Manuais, notas técnicas e orientações

Aqui são publicados todos os documentos produzidos pelo PGD/JE.

Nota Técnica nº 1 de 2020 (formato PDF)

 

Eventos, atas de reuniões e cronogramas

2º Congresso Brasileiro dos Arquivos do Poder Judiciário.

2º Seminário de Gestão Eletrônica de Documentos do Poder Judiciário